ビジネス文書だけに5W1Hを使うのがもったいない3つの応用術

おはよう、しゃしゃ。

5W1Hは基本、文章作成に使われる指標だ。
最初は意識するけれど、慣れたら普通に扱える文書手段。

5W1Hがビジネス文書のみならず、
受験勉強のやり方や広告作成に応用できると気づいた。

どうやったらできるのだろう?

 

基本!5W1Hとは何か?

  • いつ When
  • どこで Where
  • 誰が・誰に Who/Whom
  • 何を(した) What
  • なぜ Why
  • どのように How

他にもビジネスでは

  • いくら How much
  • 人数は How many

例文を載せたい。

今日、私は母親から「林檎を買ってきて」と頼まれた。

  • いつ:今日
  • 誰が・誰に:母親が私に
  • 何をした:買い物をするよう頼んだ

もう一つ載せよう。

自転車で近くのスーパーに行き、買い物をした。

  • 誰が:私
  • 何をする:買い物
  • どのように:自転車で
  • どこに?:近くのスーパー

一つの文書内に5W1Hを混ぜている。
とりわけ重要な5W1Hは「What:何を伝える」かだ。

ビジネス文書を作成する際、必ず「誰に何を伝える」を、
重要視したのち、色々な情報「いつ・どこで」をくっつけよう。

 

読み手へ配慮すればさらに詳しく読みやすくなる

友人「セネガルの村にたこ焼きマンがいる

上記文書において、しゃしゃは何を思う?

  1. セネガルってどこ?
  2. たこ焼きマンって何?

読み手として疑問が出てこないかい?

書き手はわかっている。セネガルはどこかはもちろん、
たこ焼きマンとは誰なのかもわかっている。

書き手は「わかっている」からこそ、
読み手もわかって「当然」と考えを抱き、説明を省く

結果、読み手は「何を言っているんだ、こいつ?」と、
書き手の説明不足に苛立ち、クレームを伝える。

セネガル

そこで私は文書をつけたす。

「アフリカにあるセネガルの村に、
日本人の森林君(あだ名は
たこ焼きマン。由来はわからない)がいる」

書き手である私はすでに分かっているが、
読み手はわからない「かもしれない」と考えると、
自然と読み手に気を配る文章を書ける。

相手はわからないと決め付けるのでなく、
読んでいる人の中には、わからない「かもしれない人がいる」と、
わかる人/わからない人の両者を考えると、わかりやすい文書になるよ。

もっと詳しく知りたい場合h、
トップページから私が書いた最新記事を読んでほしい。

注意深く読んでいけば、私の伝えたい事柄がわかるよ。

 

会話する際は「書くように話す」

斉藤孝教授が本の中でおっしゃる言葉として、
文章を書くときはもちろん、話をするときも
「話すように書く」のではなく「書くように話す」と心がける。

違いは何か?

書くように話すは
「読み手は必ずしも、自分と同じ情報量を持っているわけでなく、
全くわからないかもしれない」
前提でとらえている。

話すように書く場合、相手もわかっている状況が前提だ。
結果、わからない「かもしれない」可能性を考えないから、
読み手は「何を言っているんだこいつ」ストレスをためる。

だから記事を書くときは「話すように書く」のでなく、
「(情報が不足している人前提で)書くように書く」を心がけよう。

 

応用1:イラストに5W1Hを代入

娘の描いた浴衣女

上記画像は6歳の子供が書いたイラストだ。
イラストから「どんな情報、状況」がわかるだろうか?

もっと分解してみよう。そこで5W1Hだ。

  • いつ⇒夏の祭りにて
  • どこで⇒神社など、祭りのある場所で
  • 誰が⇒娘が思い描いた可愛い女の子
  • 何を⇒祭りではしゃいでいる
  • なぜ⇒「すてき、こんなところに行きたかった」

ほかに娘はこう述べている。

「浴衣は木をイメージした。彼女の後ろには山がある。
山と対比させるつもりで木を描いた」

よく考えているなあ……感動したよ。

 

応用例2:広告作成こそ5W1H

二つの広告テスト

5W1Hはむしろ広告作成が役に立つと考えている。
ちょっと画像を作成してみた。

一つ質問。A(左)とB(右)を読み比べてみてほしい。
どちらが「読者として気になる」だろう?

AとBの違いは一つ。

  • A:What(何があった)を入れている
  • B:Whatを省いている

広告とはそもそも何だろう?

しゃしゃが何かしらの広告を貼り付けたとき、
読者にどうしてほしいのだろう?

5W1Hのうち「誰に何をしてほしいのか?」を考えた場合、
どちらがより「次の展開が気になる」のだろう?

答えは出さぬ。というか出せぬ。
読者の反応を見て決めていくしかないからだ。

私だったらBが気になるよ。
というのも「何があったのか」を省いており、
次のページを読まないと「何があったのか」がわからない。

わかるとしても「ベンチの下にいた怪物に襲われるのでは?」
予想を立てているだけなので、正解を見たくてたまらない

広告作成ほど5W1Hを念頭に置いてかないと、
Aのような広告を私は作る傾向がある。

広告作成は5W1Hの次に「読者の行動」を考慮しないと、
広告を創っているつもりで、単なる自己満足になってしまう。

やるときはぜひ考えよう。私は知人の尾崎君に鍛えられた。
尾崎君はぐーたら生活から彼女にぶっ刺される寸前までいき、
3か月後にはとんでもない生活を送っていた。

気になるならこちらを読んでほしい

 

応用例3:受験勉強をやる際に5W1H

みゆ

勉強をやる際も5W1Hをつかむと、やりやすくなる。
現代文はもちろんだけどすべての科目に当てはまる方法だ。

例えば数学の問題でわからないところがあった場合、

  • どこがわからないのか?
  • なぜわからないのか?
  • どんな知識が足りないのか?

5W1Hにそって考えていくと、知識に穴があると気づく。
気付いたら後は教科書や参考書を通して埋めていくだけ。

私は化学の有機化合物を勉強していたとき、
覚える知識がバラバラすぎて、さっぱりわからなかった。

そこで自分にといかけた。

  • 有機化合物の全体像はなにか?
  • 有機化合物はどの分野を学ぶのか?
  • 学んだ結果、試験にどういう形で出てきそうか?

問いかけていけば、全体像を理解できて混乱も静まる。
受験以外の勉強も含め、すべてに当てはめてみよう。

 

その他:Why-How-What

人生の生き方や理念をつかむなら、

  1. 理念(WHY)
  2. 手法(HOW)
  3. 行動と結果(WHAT)

5W1Hのうち上記3つが問われるよ。
Why-How-Whatについてはこちらで詳しく語っているから、読んでほしい。

他にも応用しようと思えばいくらでも考えられるだろう。

5W1Hは普段から意識しておかないと、うまく使えない。

会話はもちろん、文書説明ですらがっつり省略するから、
「お前は何を言っているんだ?」状態になってしまう。

古文はまさに5W1Hを省略しているから読みにくい。
ぜひ5W1Hを通し、自身を鍛え上げてほしい。

 

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Writer軽い自己紹介

ティラノスクリプトや小説家になろう、ピクシブ他で物語を書きながら、 「私が気になった事件」の裏側を作家の視点で書いているおっさん。

プロフィール画像は自画像でなく、Megabe-0ブログのマスコット、めがびちゃん。

 

雷が苦手で、光を見ると頭が固まる(元から固い)。 月初めは墓参りと神社参拝を行い、賽銭箱へ1万円を入れた際、とても気持ちがすっきりした。

 

■ 簡単な自分史 ■

0歳:釧路のある病院で生まれる。暇さえあれば母乳を吸って、ご飯を4膳食べても体重が落ちるほど、母のダイエットにものすごく貢献したらしい

 

3歳:行方不明になり、全裸で海を泳ごうとしたところ、いとこのお姉さんに発見され、この世へ留まる

 

8歳:自分のお金でおもちゃのカードを初めて買い、経済を知る。なぜか父親に怒られ、家出するがすぐに見つかる。

 

12歳:学校で給食委員長になる。委員長として初めて全校生徒の前にて演説する際、原稿用紙を忘れてアドリブで笑いを誘いながらも何とかやり過ごし、多くの生徒に名前と顔を覚えてもらう。また、運動会の騎馬戦では変なアドリブを行い、多くの笑いを誘った。

 

18歳:初めて好きな人ができたけれど、告白が恥ずかしくてついにできず、別れたことを今でも根に持っている(妻となる人にははっきり言えてよかった)

 

21歳:大学在学中、アルバイトを始める。人手不足かつとても忙しい日々を過ごしながら「どうせなら自分から楽しいことをしていきたいなあ⇒起業って選択肢があるのか」働き方の選択肢を見つける

 

27歳:自分で作った会社がうまくいかず、一度たたんで都落ち。実家でとことん自分を責める日が続く。「何をやっても駄目だな、お前は」など。自分を責めても自殺ができず、体中から毒素があふれ出て苦しい日々を送る。寝るのも怖かった日々。

 

28歳:「このままじゃいけない」決心を決め、小学校からの勉強をやり直す。高校の勉強で躓きながらも、学び直すうちに「自分は何もわかっていなかったんだなあ」大切な教えに気づかされる。 加えて、小説やイラストなど「今までの自分が手を出さなかった分野」に手を伸ばしてみた。

 

29歳:「定義」と「自己肯定」こそが生き方を決めると気づかされ、不安な日々が起きても、心が強くなったと感じる。でも子供の誘惑にはめっぽう弱くなる。

 

自分の生き方はすべて自分が握っている。わずかな瞬間にしか現れない「自分の真実」を表に引きずり出し、ピンチからチャンスを生み出す発想や視点をブログやメルマガ他で提供中。